「e-文書条例」について

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例（通称：e-文書条例）」及び「知事の所管する条例等に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する規則（通称：e-文書規則）」が平成19年7月11日から施行されました。

e-文書条例・規則とは

1　e-文書条例の概要

e-文書条例は,他の条例や規則により,事業者等に対して保存等（保存,作成,縦覧等又は交付等）を義務付けている書面を,紙に代えて,電磁的記録での保存等を可能とするものです。

また,県の機関が立入検査等を行う場合,電磁的記録で保存されている内容についても立入検査等を行うことができるようにしています。

注：県の条例・規則の中には,「○○の記録」,「○○の検査結果」などのように,書面（紙）と限定せずに,事業者等に保存等を義務付けているものがあります。これらはe-文書条例を適用しなくとも,既に,電磁的記録での保存等が認められているものと解釈できます。

2　e-文書条例の対象

どの条例・規則の書面が,電磁的記録で保存等を行うことができるのかについては,e-文書条例と同日施行のe-文書規則で定めています。

3　e-文書規則の概要

e-文書規則では,e-文書条例の施行により,電磁的記録で保存等を行うことができるようになった条例・規則について列挙するとともに,電磁的記録で保存等を行う場合の方法も定めています。

4　保存の要件

保存方法　次のどちらかの方法により保存すること。

• パソコン等ではじめから電磁的記録で作成したものを,ハードディスクなどの内部記録装置やフロッピーディスク,CD-ROMなどの外部記録装置に保存する方法
• 書面（紙）をスキャナ等で読み込んだ画像情報を電磁的記録にして保存する方法

保存要件

• 必要に応じ,記録された事項をパソコンのディスプレイ等で表示し,プリントアウトできること。
• データの消失や改ざんを防ぐための措置やその事実を確認できる措置をとること（一部の規定のみ）
• 複数の事務所等で同一の書面（紙）を保存しなければならない場合,1つの事務所に電磁的記録で保存し,他の事務所において,通信回線を使用して内容をパソコンのディスプレイに表示し,プリントアウトできること。

5　作成の要件

パソコン等を使用して,ハードディスクなどの内部記憶装置やフロッピーディスク,CD-ROMなどの外部記憶装置に電磁的記録を作成すること。

なお,書面に署名や押印をしなければならないものを電磁的記録で作成する場合は,署名や押印の代わりになるものは電子署名と定めています。

6　縦覧等

電磁的記録の縦覧等を行う場合,インターネットだけでの縦覧等のみによらず,事務所等に備えたパソコンのディスプレイ等に表示し,または,紙にプリントアウトし,縦覧等を行うこと。

7　立入検査等の対象書面が電磁的記録で保存されている場合

立入検査等対象の電磁的記録をパソコンのディスプレイに表示する方法やプリントアウトする方法により立入検査等を受けること。

8　対象条例

e-文書条例,e-文書規則を適用する条例の一覧表

担当課	条例	条項	対象書面等	保存	作成	縦覧等	立入検査等
環境対策課	公害防止条例	第25条	ばい煙量等測定記録表		○
		第34条	水質測定記録表		○
		第60条第1項	地下水採取量等測定記録表		○
食と暮らしの安全推進課	簡易給水施設等の規制に関する条例	第9条第2項	水質検査に関する書類	○
		第10条第2項	衛生措置の記録	○
		第10条第3項	残留塩素検査記録	○
		第10条の2第1号	清掃記録	○
		第10条の2第3号	水質検査記録	○
		第14条第1項	帳簿書類				○
		第14条第2項	帳簿書類				○
	化製場等に関する法律施行条例	第11条	台帳	○	○
都市計画課	屋外広告物条例	第33条	帳簿	○	○

9　対象規則

e-文書条例,e-文書規則を適用する規則の一覧表

担当課	規則	条項	対象書面等	保存	作成	縦覧等	立入検査等
私学・公益法人課	公益信託の引受けの許可及び監督に関する規則	第28条	書類及び帳簿	○
財政課	補助金等交付規則	第20条	帳簿及び書類	注○
環境対策課	公害防止条例施行規則	第5条第5号	ばい煙量等測定記録表	○
		第7条第2号	水質測定記録表	○
		第12条第2項第2号	地下水採取量等測定記録表	○
長寿社会政策課	介護保険財政安定化基金条例施行規則	第13条	介護保険財政安定化基金借入台帳	○
		第15条	交付金又は貸付金に関する書類				○
国保医療課	後期高齢者医療財政安定化基金条例施行規則	第11条第1項	交付金又は貸付金に関する書類	○
		第14条	交付金又は貸付金に関する書類				○
農村整備課	土地改良財産の管理及び処分に関する規則	第8条	土地改良財産管理台帳	○	○
都市計画課	土地区画整理組合事業資金貸付規則	第17条	関係書類	○
会計課	証紙規則	第14条第2項	証紙出納簿	注○	○
		第19条第1項	証紙貼用実績簿	注○	○

注：データの消失や改ざんを防ぐための措置やその事実を確認できる措置をとることが必要な書面

• 条例・制度(情報政策・IT産業)